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Wissensmanagement - Ihre Schatztruhe!

geschrieben am 2015-12-20 15:25:00

In diesem Artikel nehme ich ein Thema auf, welches mich schon nahezu mein gesamtes Berufsleben begleitet: “Wissensmanagement, neudeutsch Knowledge Management.” Ich kenne kaum ein Unternehmen, welches sich nicht mit diesem Thema auseinandersetzt. In den Führungsetagen ist man sich der enormen Potentiale von Wissen innerhalb der eigenen Organisation durchaus bewusst. Problem ist nur, dass man zum einen gar nicht weiß, welches Wissen sich in der Organisation befindet und man zum anderen oftmals nicht sicher ist, wo sich denn ein spezielles Wissen befindet. Liegt doch nichts näher, als zu versuchen, dieses Wissen innerhalb der Organisation verfügbar, d.h. sichtbar zu machen, und dieses am besten sogar organisationsübergreifend zur Verfügung zu stellen. Das ist bares Geld wert – und ich sage Ihnen was, nicht gerade wenig !

Lassen Sie mich zwei grundlegenden Gedanken vorausschicken. Wie ich bereits erwähnte, begleitet mich das Thema Wissensmanagement nun seit mehr als 25 Jahren. Doch in dieser Zeit hat sich vieles verändert. Auch, und erst recht, die Halbwertszeit von Wissen! Echtes Expertenwissen ist heute dadurch gekennzeichnet, dass es eine hohe Komplexität aufweist, dafür aber wesentlich kürzer gültig ist. Das ist der Grund, weshalb eine reine Dokumentation des Wissens gar nicht möglich ist und zudem auch nicht sinnvoll wäre. Verstehen Sie, was ich damit meine?

In kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) höre ich sehr oft “Wissensmanagement – machen wird doch schon lange! Wir haben eine saubere Dokumentation!” Werte Leserinnen und Leser, genau das funktioniert nicht mehr und ist deshalb auch keine Methode mit der man sich heute noch entscheidende Vorteile gegenüber seinen Wettbewerbern verschaffen kann. Damit sage ich nicht gleichzeitig, dass KMU über umfassende Dokumentenmanagementsysteme (DMS) verfügen sollen bzw. müssen. Dazu später mehr.

Der zweite zugrundliegende Gedanke drückt aus, dass es die eine richtige Methode fürs Wissensmanagement nicht gibt! Welches Instrumentarium für ein Unternehmen am geeignetsten ist, hängt insbesondere von der Art der erfolgskritischen Inhalte, der Unternehmensorganisation, von der zur Verfügung stehenden technischen Infrastruktur und, last not least, von individuellen Anforderungen ab. Die Musterlösung für die Umsetzung von Wissensmanagement wird es also auch in diesem Artikel nicht geben. Es gibt aber eine Vielzahl von Best-Practise-Ansätzen, von denen ich einen gegen Ende kurz vorstellen werde.

Beginnen wir in altbewährter Manier und suchen zunächst mal nach einer griffigen Definition für Wissensmanagement.

Wissensmanagement ist die methodische Einflussnahme auf die Wissensbasis eines Unternehmens (organisatorisches Wissensmanagement) bzw. der eigenen Person (Persönliches Wissensmanagement). Unter der Wissensbasis werden alle Daten und Informationen, alles Wissen und alle Fähigkeiten verstanden, die diese Organisation bzw. Person zur Lösung ihrer vielfältigen Aufgaben hat oder haben sollte – (Wikipedia – Definition Wissensmanagement).

Führen wir das ein bisschen weiter aus, so können wir wie folgt ergänzen: Wissensmanagement nutzt alle möglichen Instrumente, die dazu beitragen, Wissen zu identifizieren, zu sichern, zu verbreiten und wertschöpfend zu nutzen. Dabei reden wir nicht alleine nur über IT-Lösungen wie z.B. Intranet, DMS, intelligente Suchmaschinen oder Wikis, nein, wir reden auch über Maßnahmen wie Workshops oder Coachings. Lassen Sie uns an dieser Stelle 3 Ansatzpunkte für Wissensmanagement festhalten:

  • Wissen stets aktuell halten
  • Wissen über Abteilungsgrenzen hinweg austauschen und damit
  • Wissen auf neue und bestehende Mitarbeiter transferieren

Bei der Einführung von Wissensmanagement geht es im Kern darum, die gesamte Organisation weiterzuentwickeln. Wissensmanagement soll bzw. muss zum Teil der Unternehmenskultur werden. Dies setzt voraus, dass die Mitarbeiter sich auch an den Prozessen des Wissensmanagements beteiligen. Dazu gehört eine ordentliche Portion Vertrauen seitens der Mitarbeiter in die eigene Organisation und deren Führungsetage. Wer gibt schon sein Wissen preis, wenn er Angst hat sich selbst überflüssig zu machen?

Wenn es nur mit dem Wissen so einfach wäre! Es gibt Erfahrungswissen, ein Wissen, welches in kaum bewusster Form beim individuellen Mitarbeiter vorliegt. In der Fachsprache spricht man hierbei vom sogenannten impliziten Wissen oder dem Know-how. Charakteristisch für dieses Wissen ist, dass es auf der einen Seite sehr wertvoll ist, auf der anderen Seite aber kaum greifbar. Problem: Dieses Wissen muss zunächst einmal transparent und nutzbar gemacht werden. Wissenschaftlich zieht man hier das Modell der Wissensspirale heran. Die wichtigsten Bausteine dieses Modells sind Erfahrungsaustausch und Kommunikation. Mit deren Hilfe schafft man den Übergang vom individuellen zum kollektiven Wissen. Es braucht dazu in erster Linie Veränderungsbereitschaft und Geduld. Dies ist kein Prozess, der von heute auf morgen funktioniert.

Zusammenhänge Wissensmanagement
Bildquelle: © XtravaganT – fotolia.com. | Zusammenhänge Wissensmanagement

Um aktives Wissensmanagement einzuführen braucht es neben der bestehende technologischen Infrastruktur eventuell neue Technologien wie z.B. internetbasierte Konferenzsysteme oder Blogs. Aber die Technik alleine bringt Wissensmanagement nicht zum Fliegen. Die Mitarbeiter müssen die Systeme akzeptieren. Dazu gehört in erster Linie eine intuitive Nutzbarkeit. In der Fachsprache reden wir hierbei von Usability. Das Auffinden relevanter Informationen muss sowohl aus Sicht der Suche als auch der Bedienbarkeit, einfach möglich sein. Wissensmanagement up to date verlangt heute den Umgang mit (riesen-) großen Datenmengen (Stichwort Big Data) und setzt das Management wissensbasierter Prozesse voraus. Gerade auch im Bezug auf die Visualisierung von Information muss eine möglichst einfache Handhabung gegeben sein. Und das alles muss bzw. soll nach Möglichkeit in Echtzeit passieren! Weitere Qualitätskriterien für Wissensmanagement sind:

  • Relevanz der Inhalte
  • hohe Bedienerfreundlichkeit
  • Verständlichkeit
  • Kürze und Prägnanz

Werden wir uns an dieser Stelle bewusst:

“Aktives Wissensmanagement lässt sich niemals durch Informationstechnologien alleine lösen – auch dann nicht, wenn man diese konkret zu diesem Zweck einführt. Sie sind lediglich ein Bestandteil für die erfolgreiche Umsetzung von Wissensmanagement in Ihrer Organisation!”

Für kleine Unternehmen, wie z.B. ein Ingenieurbüro, eine Anwaltskanzlei oder eine Webagentur, kann Wissensmanagement unter Umständen lohnender sein, als für große Produktionsbetriebe. Erst recht dann, wenn ein Großteil der Mitarbeiter im Home Office oder an ständig wechselnden Arbeitsplätzen arbeitet. Das ist heute keine Seltenheit mehr, sondern teilweise bereits ein Selbstverständnis, welches die Auswirkungen der Digitalisierung auf unsere Arbeitswelt zeigt.

Allerdings reicht es in diesen Fällen fast immer aus, wenn vorhandene Lösungen wie Datenbanken, Intranet und/oder Enterprise Ressource Planning Systeme (ERP-Systeme) sinnvoll miteinander verbunden werden und bei Bedarf ein Wiki (Definition Wiki) oder ein interner Unternehmensblog hinzugefügt wird.
Bei einer solchen Lösung ist es wichtig, und da sind wir wieder beim Qualitätsmerkmal Nutzerfreundlichkeit, dass ein zentraler Punkt für den Zugriff auf die relevanten Informationen bereitgestellt wird. Solche Lösungen gibt es heute “Out of the Shelf”. Denken Sie z.B. an Microsoft mit Office 365 und SharePoint. Rein von der notwendigen Infrastruktur sind heute diesbezüglich viele Szenarien denkbar, von On Premise Varianten bis hin zur Public Cloud. Bei Planungen hinsichtlich Infrastruktur ist natürlich das Thema Datensicherheit und -schutz mit in die Überlegungen einzubeziehen. Dabei bewegt man sich auf einem sehr schmalen Grad. Mobilen Zugriff, hohe Verfügbarkeit und der ständige Austausch von Wissen steht oftmals im Widerspruch zu hoher Sicherheit. Bezüglich dieser Entscheidungen sind unternehmensspezifische Abwägungen zwingend notwendig.

In großen Unternehmen (> 1.000 Mitarbeiter) findet man heute sehr häufig den Ansatz der Wissensakademie, oftmals auch bezeichnet als Mitarbeiter- oder Kollegenakademie. Organisatorisch aufgehängt sind diese Akademien in der Regel in der Personalabteilung unter direkter Verantwortung der Personalchefin bzw. des Personalchefs.

Bei der Wissensakademie handelt es sich um ein unternehmensinternes Aus- und Weiterbildungsangebot, welches nahezu ausschließlich durch die eigenen Mitarbeiter durchgeführt wird. Dadurch wird das Know-how der Mitarbeiter unternehmensweit, also auch organisationsübergreifend, nutzbar gemacht. Methodisch werden für den Wissenstransfer Elemente wie z.B. Seminare, Workshops, Videokonferenzen oder Fachvorträge eingesetzt. Inhaltlich entstehen die Themen durch Mitarbeiterwünsche. Wichtig für diese Art des Wissensmanagements ist eine vorausgehende Train-the-Trainer-Schulung für alle angehenden Dozenten. Dabei sollten inhaltlich sowohl technische Themen, aber auch Soft-Skill-Themen, sowie Konfliktmanagement und Moderationstechniken geschult werden. Ein großer Vorteil dieser Akademien ist es unter anderem, dass die Dozenten (da ja selbst Mitarbeiter) nach der entsprechenden Weiterbildung weiter für Ihre Kollegen erreichbar bleiben.

Wissensmanagement – Garant für den entscheidenden Vorteil gegenüber dem Wettbewerb !

Ich hoffe, ich konnte Ihnen das Thema Wissensmanagement näher bringen und Ihnen auch aufzeigen welches riesige Potential in diesem Thema steckt. Wissen sichert Ihnen einen Wettbewerbsvorsprung – Wissen ist intellektuelles Kapital – Wissen ist bares Geld ! Unsere Welt dreht sich immer schneller. Internationalisierung/Globalisierung, Digitalisierung, Big Data, Internet of Things (IoT), Industrie 4.0 bedingen ein Wissensmanagement 4.0. Wissen nur zu dokumentieren reicht heute nicht mehr aus. Es gilt der Grundsatz:

“Das richtige Wissen für jede(n) MitarbeiterIn, in Echtzeit, am richtigen Ort!”

Falls Sie nicht so richtig “wissen”, wie Sie mit dem Thema Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen umgehen sollen, sich aber sicher sind, dass es mehr als sinnvoll ist das Thema anzugehen, beraten und unterstützen wir Sie sehr gerne. Kontaktieren Sie uns. Rufen Sie uns an, schreiben Sie uns eine E-Mail oder kommen Sie auf einen Kaffee vorbei. Wir freuen uns auf Sie. Bis dahin …

bleiben Sie uns bitte gewogen …

Thomas Linn
Aus Aitrach - Ihr Thomas Linn