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Präsentieren wie ein Profi ! - Teil 1

geschrieben am 2016-03-07 21:32:00

Im Beruf, aber auch recht häufig im Privatleben, gehört es fast schon zu den Alltagsaufgaben, anderen Menschen (z.B. dem Management, MitarbeiterInnen, KollegenInnen, Kunden, Lieferanten, Freunden oder Bekannten) Informationen über Ereignisse, Ergebnisse, Sachstände, Zielsetzungen und Absichten klar verständlich und zielgerichtet zu vermitteln. Sinn und Zweck ist es, dadurch ein bestimmtes Verhalten zu veranlassen. Denken Sie mal kurz ein bisschen intensiver drüber nach. Ihnen wird sehr schnell bewusst werden, dass Ihre berufliche Karriere wesentlich davon abhängt, wie gut Ihnen das gelingt.

Aber was macht den jetzt eine Präsentation wirklich erfolgreich? Dieser Frage möchte ich in diesem Artikel nachgehen und Ihnen bei der Beantwortung möglichst viele Tipps mit auf den Weg geben, die Ihre Präsentation für Ihre Zuhörer zu einem unvergesslichen Erlebnis macht. Eine Präsentation, die sich im Gedächtnis Ihres Auditoriums einbrennt – eine Präsentation mit Glanz und Gloria !

Eines kann ich vorwegnehmen bevor wir richtig anfangen: “Stellen Sie sich Ihre Präsentation immer als ein Geschenk für Ihr Publikum vor! Der Wert Ihres Geschenks hängt nicht nur vom Inhalt, sondern auch von der Verpackung ab.”

Also, legen wir los.

Um den Begriff Präsentation zu definieren, ist es notwendig 4 Begriffe voneinander abgrenzen:

  • Rede
  • Referat
  • Vortrag und
  • Präsentation

Laut Wikipedia ist eine Rede eine in der Regel im Voraus überlegte, mündliche Mitteilung, die von einem Redner an mehrere Personen (Zuhörerschaft, bei öffentlichen Reden Publikum) gerichtet wird.

Als Referat bezeichnet Wikipedia einen Vortrag über ein Thema, der in einer begrenzten Zeit von etwa 10–30 Minuten gehalten wird. Die häufigsten Formen sind mündliche Berichte, Fachvorträge bei Tagungen, Kurzreferate bei Seminaren oder Übungsreferate in der Schule.

Da aus meiner Sicht die Abgrenzung der Begriffe Vortrag und Präsentation nicht so ohne weiteres eindeutig gelingt, möchte ich dazu auf folgende Gedanken zurückgreifen. Wenn etwas vorgetragen wird, braucht es dazu einen Vortragenden – logisch. Wichtig ist die Erwartungshaltung des Auditoriums. Der Vortragende steht als Experte vorne und verfolgt mit seinem Vortrag, die auf Fakten und Information basierende Wissensvermittlung. Es herrscht – wenn auch nicht unbedingt offiziell – ein Statusunterschied zwischen Vortragendem und Zuhörerschaft.

Bei der Präsentation wird etwas präsentiert. Das muss aber nicht zwingend durch eine Person geschehen. Die Präsentation kann auch vollkommen digitalisiert in Form einer multimedialen Show, eines Videos oder eines Webinars ablaufen. Sie kann aber auf der anderen Seite auch durch zwei oder sogar mehrere Personen durchgeführt werden. Das kann sogar ein ganzes Team sein. Es kann entweder die Präsentation selbst im Vordergrund stehen, oder aber auch deren Inhalt. Es ist keineswegs erforderlich, dass der oder die Präsentierende Experte zum Thema sein muss, es kann aber sehr wohl sein. So kann beispielsweise Stefan Raab zweifellos die neueste Hugo-Boss-Kollektion präsentieren ohne die leiseste Ahnung von den neuesten Modetrends zu haben. Und last not least geht es bei der Zielsetzung einer Präsentation in der Regel immer um einen Appell im Sinne von Kaufen! Wählen! oder Weitererzählen!. Eine Präsentation will überzeugen, beeindrucken und gewinnen.

Halten wir fest: Rein vom Darbietungsformat lassen sich Vortrag und Präsentation nicht voneinander unterscheiden. Beide können sowohl mit multimedialen Inhalten, als auch ganz ohne auskommen.

So, das musste einfach mal gesagt werden. Harter Stoff, ich weiß. Wenn Sie aber verinnerlichen, was eine Präsentation tatsächlich ist und welche konkrete Zielsetzung sie verfolgt, tun Sie sich mit der Vorbereitung, der Durchführung und der Nachbereitung wesentlich leichter. Glauben Sie es mir bitte, ich spreche aus Erfahrung.

In der Vorbereitungsphase legen Sie die Ziele Ihrer Präsentation fest und setzen sich gedanklich mit Ihrer Zielgruppe auseinander. Sie bereiten die Präsentation inhaltlich vor und kümmern sich um die organisatorischen Angelegenheiten. Dieses Vorgehen stellt sicher, dass Sie nicht Wichtiges vergessen oder übersehen. Ich werde diesen Abschnitt recht kurz halten, da ich vermute, dass vieles schon bekannt ist. Zumindest haben Sie wahrscheinlich schon mal davon gehört.

2.1 Ziele

Es gibt kaum eine Kommunikationssituation, in der es so sehr auf eine klare Zielsetzung ankommt, wie bei einer Präsentation. Aus meiner Sicht ist es deshalb sinnvoll an dieser Stelle das Kommunikationsmodell in Erinnerung zu rufen.

Kommunikationsmodell
© Friedemann Schulz von Thun – Kommunikationsmodell des Kommunikationspsychologen Schulz von Thun.

‼ Wichtig ‼: Eine Präsentation betont den Aspekt des Appells immer in ganz besonderem Maße. Die Zuhörer sollen zu einer Handlung aufgerufen werden; sie sollen etwas ganz bestimmtes tun oder lassen; sie sollen etwas verstehen, etwas kaufen, einen Auftrag erteilen, etwas anwenden und, und, und …

Das setzt voraus, dass die Botschaft, die Sie vermitteln möchten, zunächst einmal Ihnen selbst klar sein muss. Bitte, schmunzeln Sie da jetzt nicht drüber – das ist alles andere als selbstverständlich !

Formulieren Sie ganz zu Beginn, was Sie persönlich mit Ihrer Präsentation erreichen wollen. Halten Sie sich dabei an das Sprichwort “Weniger ist mehr !” und setzen Sie ein bis maximal drei Schwerpunkte. Je weniger Schwerpunkte, umso klarer wird Ihre Botschaft.

Um eine griffige Zieldefinition zu formulieren, folgen Sie diesen Eckpunkten:

  • Formulieren Sie Ihre Zielsetzung in einem Satz !
  • Prüfen Sie gewissenhaft, ob Ihr Ziel realistisch ist !
  • Lassen Sie Ihren Worten Taten folgen ! (Sagen sie klipp und klar, was Sie wollen. Ihre Zuhörer lediglich zu informieren reicht nicht aus ! Ihr Auditorium muss wissen wie es auf der Grundlage Ihrer Information handeln soll. Genau da liegt des Pudels Kern !

2.2 Zielgruppe

Das Einstellen auf die Zielgruppe für eine Präsentation ist unabdingbar für den Erfolg. In der Praxis ist das jedoch oftmals ein sehr steiniger Weg, da es häufig an konkreter Information zur Zielgruppe mangelt. Nichts desto trotz, versuchen Sie alles, um soviel Information wie möglich über Ihre Zuhörerschaft zu bekommen. Es ist etwas ganz anderes eine Präsentation über den Einfluss der Digitalisierung auf bestehende Geschäftsmodelle vor Führungskräften zu halten, als dasselbe Thema in einem Volkshochschulkurs zu präsentieren – das schreibe und meine ich vollkommen wertungsfrei !

Aus dem Kommunikationsmodell wissen wir, dass das, was gesendet wird nicht dasselbe ist wie das, was empfangen wird. Wenn Sie also Ihre Zuhörer zu einer bestimmten Handlung veranlassen wollen, müssen Sie beeinflussen, was bei ihnen ankommt. Deshalb müssen Sie Ihre Zuhörer näher kennen. Die Analyse Ihres Auditoriums ist das Mittel der Wahl !

Gehen Sie bei der Zuhöreranalyse wie folgt vor:

  • Zusammensetzung der Zielgruppe (insbesondere im Hinblick auf Entscheidungsträger)
  • Wissensstand und mögliche Informationskanäle der Zielgruppe
  • Motivation (für was interessieren sich Ihre Zuhörer?)

Wenn sie diese Punkte für sich zufriedenstellend abarbeiten können, dann sind Sie auf dem besten Weg zu Ihrer Präsentation mit Glanz und Gloria !

2.3 Inhaltliche Vorbereitung

Bevor ich Ihnen die Vorgehensweise zur inhaltlichen Vorbereitung aufzeige, möchte ich in einem kleinen Exkurs den Blick auf das menschliche Erinnerungsvermögen werfen. Da gibt es ein paar Geheimnisse, die sind einfach nice to know:

  • Der Anfang
  • Das Ende
  • Die Wiederholung
  • Außergewöhnliche Betonung
  • Wörter und Begriffe im Zusammenhang mit dem Thema und
  • Geschichten erzählen (neudeutsch storytelling)

Menschen merken sich den Anfang und das Ende einer Präsentation sehr gut. Nutzen Sie das und vermitteln Sie Ihre wichtigsten Botschaften zu diesen beiden Zeitpunkten. In der Mitte Ihrer Präsentation müssen Sie das Erinnerungsvermögen Ihrer Zuhörer aktivieren. Wiederholungen helfen Ihnen dabei, dass sich die Begrifflichkeiten bei den Zuhörern festsetzen. Nutzen Sie außergewöhnliche Betonungen um Zusammenhänge zu fundamentieren (kommunikationstechnisch ist das vollkommen analog mit einem Bühnenauftritt im Theater).

Worte, die im Zusammenhang mit dem Thema stehen, werden konzentrierter wahrgenommen. Unser Gehirn wartet sozusagen auf diese Keywords. Und eine Präzisionswaffe haben Sie immer: Geschichten ! Unser Gehirn liebt Geschichten. Geschichten, Anekdoten und Beispiele aus dem wahrem Leben. Bauen Sie am Anfang eine Geschichte auf und schließen Sie am Ende die Geschichte mit einem Happy End ab. Volltreffer ! Mitten ins Herz !

Die eigentliche Vorgehensweise für die inhaltliche Strukturierung ist aus meiner Sicht weniger spannend. Trotzdem erwähne ich sie der Vollständigkeit halber:

  • Stoff sammeln
  • Stoff aufbereiten
  • Stoff komprimieren
  • Visualisieren

Ich denke, das erklärt sich von selbst. Auch die allgemeine Struktur einer Präsentation sollte keine wirkliche Überraschung sein:

  • Einleitung (Ziel, wichtigstes Ergebnis, Handlungsempfehlung, gute Geschichte mit offenem Ausgang)
  • Hauptteil (Agenda, Darstellung der einzelnen Punkte jeweils mit Zusammenfassung und Betonung wichtiger Begriffe, einzelne Anekdoten usw.)
  • Abschluss (Wiederholung der Handlungsempfehlung, positiver Ausblick, Bild, gute Geschichte aus dem Anfang zum Happy End führen)

Kümmern Sie sich schließlich noch um organisatorische Dinge (z.B. Räumlichkeiten, Technik, Setting, Verpflegung etc.). Wenn Sie diesen Punkt abgeschlossen haben, haben Sie Ihre Präsentation so gut wie im Kasten. Jetzt heißt es eigentlich “nur noch” üben, üben, üben und nochmal üben. Selbst die ganz Großen (Politiker, Sportler, Keynote-Speaker etc.) tun das akribisch bis ins letzte Detail. Seien Sie sich dazu nicht zu schade. Je mehr Sie üben, desto sicherer werden Sie.

Einen Moment bitte ! Es gibt da noch so ein paar wichtige Zusammenhänge, die ein Profi kennen sollte. Sie sind absolut hilfreich und erleichtern Ihnen das Leben vor und während einer Präsentation ganz erheblich.

Wenn sie vor einer Gruppe präsentieren, müssen Sie sich bewusst sein, dass Sie in verschiedene, zum Teil zueinander im Widerspruch stehende, Rollen schlüpfen.

Präsentationrollen

Das schaut sich doch auf den ersten Blick alles ziemlich selbsterklärend an – oder? Dennoch, ein paar Dinge, die nicht ganz so offensichtlich sind, muss man wissen.

Wenn Sie diese Rollen nicht ausfüllen, sie übertreiben oder durcheinanderbringen, irritieren Sie Ihre Zuhörer. Es ist aus diesem Grund wichtig, zu Beginn einer Präsentation zu erklären, in welcher Rolle Sie “auftreten” (z.B. als Vertreter Ihres Unternehmens in der Öffentlichkeit) und welche Probleme diese Rolle ggf. für Sie mit sich bringt (z.B. wenn Sie sich mit bestimmten Entscheidungen des Unternehmens persönlich nicht identifizieren wollen oder können).

Sie sorgen dadurch für Transparenz und klären Erwartungshaltungen ab. Das macht zum einen Ihre Präsentation stimmig und zum anderen erhöhen Sie damit Ihre Glaubwürdigkeit.

Es kommt vor, und das ist gar nicht mal so selten, dass Sie Präsentationen durchführen müssen, in denen Sie in einen Rollenkonflikt geraten. Konstruieren wir ein Beispiel. Ihre Unternehmensführung verlangt von Ihnen, dass Ihre Mitarbeiter am Wochenende Sonderschichten einlegen. Sie persönlich glauben aber, dass ihre Mitarbeiter aufgrund der Mehrarbeit aus den vergangenen Monaten eh schon überlastet sind und hatten auch schon in einem Teammeeting angedeutet, dass das nächste Wochenende frei ist. Jetzt sollen Sie Ihren Mitarbeiter die Arbeitsplanung für die nächsten Tage und Wochen präsentieren ! Challenging, oder?

Wenn es Ihnen nicht gelingt, den Rollenkonflikt aufzulösen, übertragen Sie ihn 1:1 auf Ihre Mitarbeiter. Damit erreichen Sie Ihr Ziel nicht. Ihre Mitarbeiter fühlen sich nach Ihrer Präsentation genauso unwohl wie Sie !

Wie kommen Sie aus diesem Dilemma? Ich sage Ihnen, das ist nicht wirklich einfach. Machen Sie sich zunächst den Rollenkonflikt bewusst. Dadurch sind Sie selbst in der Lage, diese unterschiedlichen Rollen zu differenzieren. Machen Sie Ihrem Team also bitte die unterschiedlichen Rollen, in denen Sie sich befinden, deutlich und erläutern Sie auch den Konflikt der daraus entsteht. Sie merken, das ist eine Gratwanderung ! Und es reicht bis hierher noch nicht mal aus. Ihr Team erwartet von Ihnen, dass Sie klar Position beziehen und einen Kompromiss formulieren, der die Rollen integriert.

Das setzt viel Erfahrung voraus. Und selbst dann haben Sie nie die Gewähr, dass Ihnen das immer gelingt. Wichtig ist, dass Sie sich Ihrer verschiedenen Rollen bewusst sind. Nur wenn das der Fall ist, haben Sie überhaupt eine Chance solche Situationen “unbeschadet” zu überstehen.

Sie kennen ein magisches Dreieck vielleicht aus dem Bereich der Vermögensanlage. Es geht dabei um konkurrierende Ziele zwischen den Größen Rentabilität, Liquidität und Sicherheit. Bezogen auf Präsentationen gibt es eben auch konkurrierende Ziele und es ist von Vorteil deren Wechselwirkungen zu kennen.

Das magische Dreieck der Präsentation

Das stimmige Zusammenwirken der Faktoren “Ich – Thema – Gruppe” ist ausschlaggebend für eine erfolgreiche Präsentation.

4.1 Thema – Gruppe

Eine gute Aufbereitung des Themas führt zu einem besseren Verstehen in der Gruppe und damit zu Handlungsorientierung. Das bestärkt Sie in Ihrer Konzeption für die Präsentation.

4.2 Ich – Gruppe

Ihre persönliche Kompetenz und Glaubwürdigkeit erweckt Interesse und Akzeptanz in der Gruppe. Das motiviert Sie und macht Sie gleichzeitig sicherer.

4.3 Ich – Thema

Die souveräne Beherrschung des Themas erlaubt Ihnen Abstand und Distanz. Dies bestärkt wiederum Ihre Souveränität. Zieht sich diese Wirkung durch die gesamte Präsentation, so vermittelt er Ihnen und Ihren Zuhörern den Eindruck einer sehr, sehr guten Präsentation.

4.4 Kein Automatismus

Die dargestellten Zusammenhänge sind jedoch keinesfalls zwingend, sondern zeigen lediglich auf, wie sich die einzelnen Faktoren zu einer guten Präsentation zusammenfügen können.

Es kann aber auch das Gegenteil eintreten. Eine Präsentation scheitert weil einer dieser Faktoren zu stark oder zu schwach ausgeprägt ist. Sie scheitert grundsätzlich immer, wenn z.B. das Interesse einer Gruppe nicht getroffen wird, aber auch, wenn die Gruppe interessiert ist, den Präsentierenden aber nicht für kompetent hält.

Überlassen Sie deshalb den Erfolg Ihrer Präsentation nicht dem Zufall ! Er stellt sich ein, wenn es Ihnen gelingt, die drei genannten Faktoren in Einklang zu bringen.

Sehr verehrte Leserinnen und Leser, ich habe in meinem Berufs- und Privatleben schon sehr, sehr viele Präsentationen gehört und gesehen. Sehr, sehr viele. Glauben Sie mir das bitte. Da war alles dabei. Richtig gute Präsentationen und ganz, ganz schlechte.

Werte Leserinnen und Leser, ich habe aber auch in meinem Berufs- und Privatleben schon sehr, sehr viele Präsentationen vorbereitet, durchgeführt und nachbereitet. Sehr, sehr viele. Auch das glauben Sie mir bitte. Da war alles dabei. Richtig gute Präsentationen und ganz, ganz schlechte. Um nicht zu sagen “grottenschlechte” Präsentationen. Präsentationen, nach denen ich am liebsten vor Scham im Erdboden versunken wäre. Präsentationen, bei denen ich im Nachhinein an mir selbst gezweifelt habe. Ich habe mein Lehrgeld bezahlt und habe ständig dazu gelernt. Dabei war ich immer darum bemüht von den Besten zu lernen und mir etwas abzuschauen. Heute kann ich von mir behaupten richtig gut und solide auf den Punkt abzuliefern.

Das heißt nicht, liebe Leserinnen und Leser, dass die Fettnäpfchen und die Eimer mit der braunen Masse auf meinem Präsentationsweg verschwunden sind. Nein, das sind sie nicht. Sie sind immer noch da. Ich bin nur reifer und erfahrener geworden um nicht in alle nacheinander reinzutreten.

Dieser Artikel kann und soll persönliche Coachings nicht ersetzen. Um die Grundlagen zur Präsentationsvorbereitung, -durchführung und -nachbereitung zu vermitteln, empfehle ich die Durchführung eines Gruppenseminars bzw. einer Schulung. Das eigentliche Training sollte im Zuge von Einzelcoachings bzw. in einem Teilnehmerkreis von maximal 3 Personen angegangen werden. Beim Üben müssen vom Coach Verhaltensweisen offen angesprochen werden, die zum Teil quasi die Intimsphäre eines Einzelnen betreffen. Darüber zu sprechen setzt Vertrauen voraus. Vertrauen wiederum erreicht man nicht durch Fingerschnippen. Es muss wachsen und braucht deshalb Zeit.

Wenn Sie Fragen rund um das Thema Präsentation haben oder unternehmensintern eine Aus- bzw. Weiterbildung durchführen möchten, nehmen Sie bitte unverbindlich Kontakt mit uns auf. Wir stehen Ihnen gerne und jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.

So, das war es jetzt. Präsentation mit Glanz und Gloria ! Alles wie aus einem Guss – professionell eben !

Stopp !
Da fällt mir gerade ein, wenn es um Präsentationsgeheimnisse geht, sind wir noch nicht am Ende. Es gibt da noch die sogenannten Präsentationsfaktoren.

Waren Sie schon mal auf einem großen Empfang eingeladen und standen in der Empfangshalle, die sich beim Betreten eiskalt und leer anfühlte? Und das, obwohl viele Menschen zugegen waren? Kennen Sie dieses Gefühl?

Es kommt ein neuer Gast und die Halle wird plötzlich spürbar wärmer – wie von Geisterhand! Es scheint als habe sich die Halle von einem auf den anderen Moment gefüllt. Charismatisch – oder nicht?

Über persönliche Präsenz, persönliche Wirkung und Charisma müssen wir im 2. Teil sprechen. Aber auch über ein paar weitere Präsentationsfaktoren sollten wir ein paar Worte verlieren. Seien Sie gespannt …

… und bleiben Sie uns bitte bis dahin gewogen

Thomas Linn
Aus Aitrach - Ihr Thomas Linn